O começo do ano é a época em que as pessoas costumam planejar melhor seus objetivos, traçar metas e repensar suas atividades. Com as empresas não é diferente, afinal os empreendedores também precisam repensar ações e planos para facilitar as tomadas de decisão mais eficazes.
A troca de contabilidade exige alguns cuidados: prestar atenção aos detalhes, realizar uma análise criteriosa acerca do profissional que presta serviços de contabilidade, seja interno ou terceirizado, avaliar como tem sido o desempenho do contador anterior, como comunicação, facilidade de informações, cumprimento de rotinas e prazos e atualização das obrigações legais.
Assim é possível identificar quais as necessidades atuais pelas quais a empresa está passando que justificam a troca de contador e o que ela está buscando com essa decisão. Dessa forma, é essencial que a empresa, após a troca, acompanhe o desempenho do novo prestador de serviços contábeis ao longo do ano.
É muito importante ,também, que a antiga e a nova empresa deixem de lado interesses comerciais no momento de transição a fim de trabalhar de forma conjunta para que a migração ocorra de forma saudável. Isso contribui para que a mudança seja mais ágil e sem dores de cabeça, isto é, não gere prejuízos à empresa.
Um motivo crescente para as empresas trocarem de contador é a busca por serviços mais eficientes e que atendam facilmente os anseios das mesmas, sem burocracias. Por isso mesmo, a contabilidade digital tem se destacado nos último anos, pois utilizam a internet e sistemas informatizados que permitem a agilização de processos e maior segurança para as empresas.
A contabilidade é um elemento crucial para o sucesso do negócio, já que sem ela você pode incorrer em muitos problemas fiscais. Se você está tendo muitos problemas com o seu setor contábil, pode estar na hora de trocar de contador e procurar um serviço mais ágil, confiável e modernizado.
Para que você saiba se precisa fazer essa substituição, redigimos este artigo que explica os motivos pelos quais é preciso analisar a necessidade de trocar de contador e, depois, traz os 7 principais sinais que indicam que é preciso fazê-lo. Confira a leitura!
A importância de analisar se é preciso trocar de contador
O contador é um profissional que exerce atividades estratégias durante toda a vida de uma empresa. Dentre as várias operações importantes que ele realiza estão a emissão de nota fiscal, folha de pagamento, recolhimento de tributos, envio das informações contábeis aos órgãos fiscalizadores e muito mais.
Eventuais erros fiscais, atrasos ou até falta de comunicação podem gerar grandes problemas para a continuidade do negócio. Por exemplo, o recolhimento errôneo de tributos pode fazer com a empresa incorra em sonegação fiscal e arque com multas.
Outro exemplo é a demora ou erro na elaboração de relatórios ou demonstrações que prejudicam a tomada de decisões pelos gestores, já que documentos trazem dados reais, transparentes e concretos sobre o negócio.
Os 7 principais sinais que evidenciam a hora trocar de contador
Se o seu contador apresentar os sinais listados a seguir, significa que você deve procurar por um serviço de contabilidade online. Entenda melhor.
1. Perda de prazos
A pontualidade é uma das características mais importantes de um contador, já que atrasos em certas operações atrapalham todo o fluxo de trabalho da empresa. Como se não bastasse, a Receita Federal do Brasil (RFB) leva o cumprimento de prazos bastante a sério e aplica multas bastante elevadas — que podem atingir até 225% do imposto devido — caso eles sejam extrapolados.
O Fisco ainda pode entender que a empresa está omitindo informações e considerar o ato como um crime contra a ordem tributária, aplicando penalidades ainda mais pesadas, como a reclusão — recolhimento a sistema prisional.
Um bom contador — ou o serviço de contabilidade online — é capaz de gerenciar todos seus prazos de seus clientes de forma eficiente, preparando-se para cumprir as obrigações antes de seus vencimentos.
2. Erros contínuos
Incorrer em erros é absolutamente normal para as pessoas — eles podem ser cometidos pelo cansaço, esquecimento ou até abalo no estado emocional do contador. Mas quando eles são cometidos constantemente e há muitas reincidências — mesma falha ocorre várias vezes — sua empresa também arcará com prejuízos contínuos.
É preciso avaliar a situação do contador com bom senso, porém repetir os mesmos erros incessantemente é um sinal de que você precisa trocar o contador ou automatizar o trabalho com a contabilidade online.
3. Mau atendimento
Todo serviço de qualidade preza pelo bom atendimento aos clientes. Entretanto, a contabilidade é um setor diretamente ligado ao sucesso da empresa e traz temas bastante complexos, o que geralmente levanta muitas dúvidas aos empreendedores. Por essa razão, a precariedade na comunicação pode impactar o andamento dos processos contábeis.
É crucial que o contador forneça um suporte ágil, completo e humanizado. Algumas atitudes que demonstram que o seu contador está exercendo um mau atendimento são:
- pedir informações e não obter uma resposta;
- ligar para o contador, mas não ser atendido;
- mandar um e-mail e demorar dias para ser respondido.
4. Ferramentas ultrapassadas
A tecnologia está cada vez mais presente nas rotinas corporativas, incluindo nos escritórios e empresas de contabilidade. Atualmente existem softwares de gestão modernos desenvolvidos especialmente para negócios contábeis que fornecem mais economia, produtividade, eficiência e segurança às suas rotinas.
Quando os contadores não buscam se atualizar e continuam usando metodologias ultrapassadas, eles acabam não conseguindo atender todos seus clientes com a devida qualidade, já que seus procedimentos são custosos, lentos e inseguros.
5. Documentos extraviados
O extravio ou perda de documentos é uma das falhas mais graves que podem ser cometidas por um contador, já que isso pode se desdobrar em diversas outras consequências:
- falta de informações para calcular os tributos;
- envio errado das obrigações acessórias;
- envio atrasado de declarações;
- estruturação equivocada de demonstrativos contábeis ou financeiros, balanços e relatórios;
- dentre outros erros fiscais.
6. Qualificação precária
Mesmo que o contador forneça um atendimento ágil e humanizado, é necessário que as informações apresentadas sejam de qualidade. Se as explicações para suas dúvidas nunca são claras ou o contador não sabe respondê-las, trata-se de um sinal que ele não entende sobre o assunto e precisa se qualificar.
Mas atenção, é preciso analisar outros fatores para descobrir se a troca de contador é o mais adequado ou não no momento. Afinal, a contabilidade é uma ciência excepcionalmente complexa, por isso talvez seja preciso conferir a legislação ou regra específica para dar uma resposta segura e definitiva.
7. Necessidade de cobrança
Se você precisa cobrar constantemente a entrega de resultados ao seu contador é sinal de falta de responsabilidade e profissionalismo. Um bom profissional é proativo e pontual e entrega os resultados dentro do prazo combinado.
Quando você precisa lembrar o contador das obrigações dele, está prejudicando a própria atividade do seu negócio, já que você está gastando tempo monitorando trabalho alheio, além de passar por situações estressantes e indesejáveis.
Conclusão
Dentre seus diferenciais estão a capacidade de emitir os documentos de arrecadação em segundos, oferecimento de preços competitivos, transparência na relação com seu cliente, notificação do cliente por email e SMS sobre os prazos de suas obrigações, atendimento humanizado por diferentes canais e muito mais.
Há vários sinais que demonstram a necessidade de trocar de contador. É importante observar os que foram explicados neste artigo para garantir que você contrate um profissional capaz de satisfazer as necessidades do seu negócio.
A relação entre contador e cliente deve ser de confiança e transparência. Afinal, a contabilidade permite conhecer a saúde do seu negócio, bem como ajudar a tomar as melhores decisões e estar em dia com as obrigações empresariais, evitando, até mesmo, perder o CNPJ.
Vale lembrar que se você procura uma contabilidade eficiente e segura para a sua empresa, a Decole pode te ajudar. Entre em contato e fale com um de nossos consultores.
